A Bittersweet Journey in Academic Publishing
Thanis Tangkitjaroenkun
Editor-in-chief for rEFLections (Scopus Q2)
King Mongkut’s University of Technology Thonburi, Thailand
Van Lang University, in collaboration with King Mongkut’s University of Technology Thonburi (KMUTT), proudly hosted the seminar "A Bittersweet Journey in Academic Publishing" as part of its commitment to fostering academic excellence and international collaboration. The seminar was led by esteemed academic figures, including the Chief Editor of rEFLections and the Associate Editor of the THAITESOL Journal. It aimed to provide a comprehensive understanding of the academic publishing process, equipping participants with the knowledge and skills to navigate this challenging yet rewarding journey.
This seminar catered to graduate students, faculty, and budding researchers eager to contribute to academic discourse through high-quality publications. It addressed critical questions often faced by academics: Why publish? What to publish? How to publish? When to publish? These questions formed the foundation of the discussions, emphasizing the strategic planning necessary to succeed in the competitive field of academic publishing.
The session began with a focus on getting started in publishing, highlighting the importance of choosing the right journals and adhering to their specific guidelines. Participants were introduced to practical steps for manuscript preparation, including creating focused content, aligning with relevant research areas, and ensuring the completeness of research articles. The speaker emphasized clarity and relevance, underscoring how well-crafted research can address significant gaps and contribute meaningfully to the academic community.
In addition, the seminar shed light on the emotional journey of publishing, recognizing the challenges that researchers encounter, such as rejection, long waiting times, and extensive revisions. Through real-world examples, participants learned strategies for overcoming these obstacles, including the importance of persistence, meticulous preparation, and proactive communication with journal editors.
A core component of the seminar involved exploring modern trends in research and publishing. Key topics included online learning behaviors, the role of English as a Lingua Franca, and the use of technology in language studies. The integration of AI tools such as ChatGPT, Grammarly, and Quillbot in research and writing was also discussed, reflecting the evolving landscape of academic publishing and the increasing role of technological innovation.
Participants engaged in interactive activities to strengthen their understanding of manuscript development, from drafting impactful abstracts to structuring compelling research discussions. These hands-on sessions emphasized the significance of evidence-based results, critical discussions, and thoughtful conclusions, all aligned with international academic standards.
The seminar also offered insights into avoiding common pitfalls in publishing, such as desk rejections due to ethical issues, lack of relevance, or poor alignment with journal scopes. With detailed guidance on overcoming these hurdles, attendees gained actionable strategies to enhance their success in achieving publication.
Through this collaborative platform, Van Lang University reinforced its dedication to empowering researchers to excel in academia. By bringing together international expertise and fostering cross-institutional collaboration, the seminar not only enriched the academic community but also inspired participants to embark on their own "bittersweet journey" of contributing to global knowledge.
Prof. Dr. Mikle Dave Ledgerwood
Chair of World Languages and Cultures, Samford University, USA
On March 10th, 2024, Van Lang University successfully hosted a seminar titled "Seminar for International Publication: Reviews and Revisions", featuring Mikle Dave Ledgerwood, a distinguished academic from the Department of World Languages and Cultures at Samford University, Birmingham, Alabama, USA.
The seminar focused on the critical stages of the academic publishing process, particularly addressing reviews and revisions. Participants gained valuable insights into effectively responding to reviewer comments, refining their manuscripts, and navigating the complexities of the revision process. The session provided practical strategies and actionable advice, aimed at enhancing the quality of submissions to international journals.
Professor Ledgerwood, with his extensive expertise in academic publishing, shared real-world examples and practical tips that empowered researchers to handle revisions with confidence. His insights demystified the review process, making it more approachable for faculty, graduate students, and early-career researchers.
The event offered a unique opportunity for attendees to enhance their publication skills and align their work with international standards. It was a highly productive session that left participants equipped with the tools needed to excel in their academic writing journeys.
On June 1st, 2024, an academic delegation from the Faculty of Foreign Languages at Van Lang University, led by Assoc. Prof. Dr. Pham Vu Phi Ho and Dr. Nguyen Hai Long, along with 12 master’s students, visited the School of Liberal Arts at King Mongkut's University of Technology Thonburi (KMUTT), Thailand. The visit marked an important step in strengthening academic and research collaborations between the two institutions, fostering knowledge sharing, and enhancing cross-cultural connections.
The day-long program commenced at 9 AM with a morning research sharing session, providing a platform for academic exchange between the visiting delegation and KMUTT’s Master of Arts in Applied English Studies (AES) program. During this session, master’s students from both Van Lang University and KMUTT presented their current research projects, showcasing a range of topics related to applied linguistics, English education, and interdisciplinary language studies. The session featured active engagement, as students and faculty members exchanged constructive feedback, ideas, and perspectives. The lively discussions reflected a shared commitment to academic excellence and a mutual desire to advance research knowledge.
The event was graciously hosted by the Department of Language Studies at KMUTT, represented by Asst. Prof. Dr. Saowaluck Tepsuriwong, Asst. Prof. Dr. Natjiree Jaturapitakkul, Asst. Prof. Thanis Tangkitjaroenkun, Dr. Punyapa Saengsri, and Dr. Ali Zahabi. Their insightful contributions and warm hospitality created a collaborative and inclusive atmosphere, enabling students and lecturers alike to benefit from the exchange.
In the afternoon, the master’s students of Van Lang University were given the opportunity to explore the KMUTT Library and the Resource Center at the School of Liberal Arts. The visit offered an enriching experience as the students explored a variety of resources, including academic journals, research databases, and digital learning tools. This firsthand exposure to KMUTT’s state-of-the-art learning facilities underscored the importance of access to robust academic resources in supporting research and knowledge development.
While students engaged with KMUTT’s academic environment, lecturers from both institutions held in-depth discussions on potential avenues for future collaboration. Topics of interest included joint research projects, co-authored publications, student exchange programs, and opportunities for organizing academic conferences and workshops. These discussions highlighted the strong alignment between the two universities’ goals in promoting research-driven learning and international academic partnerships.
The visit concluded with a reflective exchange hour, where students and faculty members shared their key takeaways from the day. This session served as a meaningful opportunity for students from both universities to interact more informally, forge new connections, and learn about each other’s academic journeys and cultural experiences. The vibrant exchange of ideas and camaraderie among participants emphasized the value of cross-border academic engagements.
By fostering meaningful academic discussions and facilitating experiential learning opportunities, the visit to KMUTT not only strengthened institutional ties but also provided a platform for students to expand their research perspectives and global outlook. The successful event marks a promising foundation for continued collaboration between Van Lang University and KMUTT’s School of Liberal Arts, contributing to their shared vision of academic innovation and excellence.
Vào lúc 14g00 thứ Bảy ngày 7 tháng 12 năm 2024, Khoa Ngoại ngữ Trường Đại học Văn Lang đã mời Bà Trương Kiều Oanh, CEO & Nhà đồng sáng lập Hệ thống Anh ngữ ACE đến và trình bày buổi Seminar “Khởi nghiệp Trung tâm Anh ngữ của riêng bạn” dành cho học viên chương trình Thạc sĩ Ngôn ngữ Anh tại Cơ sở 1 Trường Đại học Văn Lang (45 Nguyễn Khắc Nhu, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh).
Buổi seminar đã mang đến nhiều kiến thức thực tế và kinh nghiệm quý báu trong việc khởi nghiệp và điều hành trung tâm ngoại ngữ. Bà Trương Kiều Oanh không chỉ chia sẻ về các bước cần thiết để xây dựng một trung tâm Anh ngữ thành công mà còn truyền cảm hứng cho học viên với câu chuyện khởi nghiệp đầy tâm huyết của mình. Những nội dung chia sẻ đã giúp học viên hiểu rõ hơn về các mô hình vận hành, chiến lược phát triển cũng như cơ hội và thách thức trong lĩnh vực này. Trong bài chia sẻ, Bà Kiều Oanh đã giới thiệu về quy trình thành lập Trung Tâm Ngoại ngữ (TTNN), quy trình vận hành TTNN, công tác quản lý chuyên môn, hoạt động quản lý nhân viên và giáo viên, xây dựng văn hóa công ty và xây dựng giá trị cốt lõi của công ty.
Quy trình thành lập trung tâm Anh ngữ bao gồm 9 bước. Đầu tiên, nghiên cứu thị trường để phân tích nhu cầu và định vị thị trường. Tiếp theo, xây dựng kế hoạch kinh doanh với các mục tiêu cụ thể như dịch vụ, mức học phí và chiến lược quảng cáo. Sau đó, chuẩn bị vốn đầu tư bao gồm vốn ban đầu và xác định nguồn vốn phù hợp. Ở bước thứ tư, trung tâm cần chọn cơ sở vật chất, địa điểm và trang thiết bị cần thiết. Bước tiếp theo là xây dựng quy trình vận hành, bao gồm các hoạt động chuyên môn, đào tạo, hành chính và quản lý nhân sự. Tiếp đến, trung tâm cần tuyển dụng, đào tạo nhân viên và giáo viên, đồng thời xây dựng chính sách chế độ phù hợp. Sau khi hoàn thiện bộ máy nhân sự, trung tâm tiến hành đăng ký kinh doanh và xin giấy phép hoạt động giáo dục. Bước thứ tám là xây dựng văn hóa công ty với nội quy, sứ mệnh và giá trị cốt lõi làm nền tảng phát triển. Cuối cùng, trung tâm tổ chức khai trương, triển khai các hoạt động giảng dạy, quảng cáo và phân bổ công việc để đi vào hoạt động ổn định. Quy trình này giúp trung tâm Anh ngữ vận hành chuyên nghiệp, hiệu quả và phát triển bền vững.
Quy trình vận hành của một trung tâm Anh ngữ bao gồm 6 quy trình quan trọng cần được xây dựng và triển khai chặt chẽ. Thứ nhất, quy trình văn phòng tập trung vào công tác chăm sóc và dịch vụ học viên, quản lý lớp học và theo dõi tình hình học viên. Thứ hai, quy trình chuyên môn bao gồm việc xây dựng chương trình dạy học, phương pháp giảng dạy, kiểm tra đánh giá học viên, đảm bảo chất lượng giáo viên và công tác đào tạo. Thứ ba, quy trình nhân sự liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, nâng cấp đội ngũ và xử lý các vấn đề khi cần thiết. Thứ tư, quy trình tài chính đảm bảo thu chi minh bạch, từ thu học phí đến chi phí vận hành nhân sự, cơ sở vật chất và khấu hao tài sản. Thứ năm, quy trình truyền thông được xây dựng để phát triển và quảng bá trung tâm qua các kênh như tờ rơi, Facebook, YouTube và TikTok... Cuối cùng, quy trình thanh tra giúp kiểm tra và đánh giá công tác chuyên môn, dịch vụ cũng như tình hình tài chính của trung tâm. Việc xây dựng và thực hiện đồng bộ các quy trình này sẽ đảm bảo trung tâm vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp và bền vững.
Bà Kiều Oanh cũng cho biết thêm về cách quản lý chuyên môn hiệu quả tại trung tâm Anh ngữ bao gồm các hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập. Trước tiên, cần xây dựng chương trình giảng dạy phù hợp với mục tiêu đào tạo và đối tượng học viên. Song song đó là công tác xây dựng và quản lý tài liệu học tập, đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật và bám sát nội dung chương trình. Trung tâm cần thực hiện đánh giá kết quả học tập của học viên một cách định kỳ để theo dõi tiến độ và chất lượng học tập. Việc đào tạo và phát triển giáo viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực chuyên môn và phương pháp giảng dạy của đội ngũ giáo viên. Ngoài ra, cần tiến hành đánh giá chất lượng giáo viên nhằm đảm bảo sự đồng đều và hiệu quả trong quá trình giảng dạy. Cuối cùng, trung tâm cần quản lý quy trình chuyên môn một cách khoa học, chặt chẽ để tất cả các hoạt động liên quan đến giảng dạy và học tập được triển khai hiệu quả và đạt chất lượng cao.
Về quản lý đội ngũ nhân sự cần được thực hiện bài bản qua các hoạt động cụ thể. Đầu tiên, trung tâm thực hiện đào tạo và định hướng, bao gồm đào tạo nhân viên mới, đào tạo định kỳ, đào tạo nâng cao và tổ chức các buổi trao đổi định hướng để đảm bảo sự phát triển chuyên môn. Tiếp theo là công tác phân công và theo dõi, sắp xếp công việc hằng ngày, giám sát chéo giữa các thành viên, thực hiện nội quy và kiểm soát chặt chẽ các thời hạn công việc. Ngoài ra, trung tâm còn thực hiện đánh giá và xếp loại thông qua các hoạt động đánh giá định kỳ, giám sát chéo và xếp loại nhân sự một cách minh bạch để đảm bảo hiệu quả công việc. Cuối cùng, trung tâm áp dụng các chính sách khen thưởng và chế tài nhằm ghi nhận những nỗ lực, thành tích của nhân viên, đồng thời đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp khi có vi phạm. Quy trình này giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên và giáo viên chuyên nghiệp, có năng lực và trách nhiệm cao trong công việc.
Cuối bài chia sẻ, bà kiều Oanh còn nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa công ty là yếu tố giúp trung tâm Anh ngữ phát triển bền vững và điều này được thể hiện qua 7 thái độ làm việc ACE để thành công. Thứ nhất, Positive – luôn duy trì thái độ tích cực trong công việc và giao tiếp. Thứ hai, Active – chủ động thực hiện nhiệm vụ và tìm kiếm giải pháp cho mọi tình huống. Thứ ba, Cooperative – tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung. Thứ tư, Grateful – thể hiện lòng biết ơn và trân trọng đối với đồng nghiệp, học viên và môi trường làm việc. Thứ năm, Honest – trung thực và minh bạch trong mọi hoạt động. Thứ sáu, Disciplined – tuân thủ kỷ luật, nội quy và đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ. Cuối cùng, Serious – làm việc nghiêm túc và có trách nhiệm để đạt được kết quả tốt nhất. Việc thực hiện đồng bộ 7 thái độ này sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực và hiệu quả. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua 3 giá trị cốt lõi. Đầu tiên là Yêu thương, với việc đặt tình thương vào học viên và công việc, đồng thời xây dựng môi trường làm việc nơi tất cả thành viên ACE xem nhau như anh chị em trong một gia đình. Tiếp theo là Trách nhiệm, thể hiện qua sự tận tâm thực hiện đúng cam kết và luôn lấy kết quả công việc làm mục tiêu hàng đầu. Cuối cùng là Phát triển, tập trung giúp học viên phát triển toàn diện, đặc biệt là kỹ năng sử dụng Anh ngữ, đồng thời phát triển giá trị nhân sự và doanh nghiệp, coi đây là mục tiêu nòng cốt. Việc thực hiện nhất quán các giá trị này sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho cả đội ngũ và học viên.
Buổi seminar kết thúc trong không khí sôi nổi, tích cực và mang lại nhiều động lực cho các học viên trên con đường phát triển sự nghiệp tương lai. Khoa Ngoại ngữ Trường Đại học Văn Lang hy vọng sẽ tiếp tục có cơ hội hợp tác với Bà Trương Kiều Oanh và Hệ thống Anh ngữ ACE trong các hoạt động học thuật và chuyên môn sắp tới.
Khoa Ngoại Ngữ