Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển với tốc độ nhanh đáng kể trên diện rộng làm thay đổi tất cả lĩnh vực trong cuộc sống. Trong đó, lĩnh vực nhận nhiều tác động nhất chính là các phương thức giao tiếp. Thư điện tử (e-mail) là một phương thức thực tế của công nghệ số với sự tiện dụng gần như hoàn hảo về tốc độ, không gian và thời gian. Thực tế, e-mail được coi là thước đo đánh giá văn hoá truyền đạt của người sử dụng. Ngày 21/02021 vừa qua, CLB FOLA của Khoa Ngoại Ngữ Trường Đại học Văn Lang đã tổ chức buổi sinh hoạt với mục đích hướng dẫn sinh viên viết e-mail hiệu quả bằng tiếng Anh dưới cả hai môi trường chuyên nghiệp và sinh hoạt đời thường.

 

 

Giảng viên dẫn dắt buổi sinh hoạt - Thầy Nguyễn Hoàng Phan cùng các bạn sinh viên

Chương trình khung của buổi sinh hoạt mang tính học thuật đa dạng và cụ thể:

Tại sao cần thiết lập văn hoá sử dụng e-mail?

Có thể nói,  e-mail:

• thể hiện văn hoá giao tiếp của người sử dụng nói riêng, công ty của người sử dụng nói chung
• là công cụ tạo dựng hình ảnh cá nhân và thể hiện nó ra với thế giới
• là bằng chứng trao đổi công việc và góp phần tạo nên thành công của chính công việc đó

Vì vậy, tiếp cận đúng phương pháp sử dụng văn hoá e-mail để chứng minh năng lực và tính chuyên nghiệp sẽ dẫn đến con đường sự nghiệp thuận lợi nhiều thăng tiến.

Phân biệt các dạng e-mail và làm rõ mục đích sử dụng 

 Dạng thư informal (thông thường) 

• Dùng trong hội thoại hằng ngày
• Khi take note điều gì không quan trọng
• Có thể đi kèm phrasal verbs, idioms, các cụm thường được phát âm ngắn

 Dạng thư formal (trang trọng)

• Dùng khi viết thư cho đối tác, văn bản thương mại
• Câu cú và từ vựng thường phức tạp, mang tính học thuật
• Hạn chế dùng idioms và phrasal verbs

Các mục cơ bản của e-mail

• Chủ đề (tiêu đề)
• Phần nội dung và thư mục đính kèm
• Mở đầu, kết luận và chữ kí
• Phần kết thúc
• Một số gợi ý giao tiếp với đối tác bằng tiếng Anh

Thực hành kĩ năng sử dụng e-mail

Nếu trong giao tiếp hằng ngày, ngôn ngữ cơ thể luôn gây ấn tượng mạnh mẽ về cá nhân và tổ chức, thì cách làm việc thông qua thư điện tử (bao gồm các loại thư kèm mục đích khác nhau từ biên bản cuộc họp, hợp đồng hoặc thư cảm ơn) sẽ gây ra phản ứng tương tự. Kĩ năng dùng e-mail tốt sẽ tạo ra hai lợi ích song song: thành công tạo dựng hình ảnh cá nhân và thuận lợi đạt được kết quả bản thân mong muốn.  

 

Khoảnh khắc các bạn sinh viên Ngoại ngữ vận dụng các kĩ năng được truyền đạt trong buổi sinh hoạt

 

Thử thách có thưởng

Buổi sinh hoạt mang tính học thuật cao, tuy nhiên, mọi người đều tham gia với tinh thần thoải mái và thư giãn. Trước khi kết thúc, thầy Nguyễn Hoàng Phan đem đến không gian thi đua có thưởng nhằm giúp sinh viên nắm chắc kiến thức lần nữa.

“Buổi sinh hoạt của CLB FOLA lần này rất hữu ích, thầy Phan hướng dẫn cách viết e-mail nhiệt tình lắm, thầy yêu cầu các bạn viết thử e-mail theo chủ đề cho sẵn ra A4 rồi nộp thầy, thầy chỉnh sửa đầy đủ cho tất cả mọi người. Trong lúc đó, thầy chia nhóm để viết e-mail liên quan đến chuyên ngành, thú vị lắm!”- bạn Phạm Mạnh Trí, sinh viên khoa Ngoại Ngữ chia sẻ.

  

Ngày nay, khi Internet ngày càng được phổ cập rộng rãi, so với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, e-mail có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả. Chúc các bạn sinh viên sẽ tiếp cận các phương pháp văn hoá e-mail phù hợp để mang lại nhiều lợi ích hơn trong công việc.  

Hình ảnh: Nhân Blu

Nội dung: Như Quỳnh